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LES EXIGENCES ARCHIVISTIQUES ET TECHNIQUES D’UN PROGRAMME DE NUMERISATION

Posté par: Alassane DIOUF| Lundi 06 mai, 2013 08:33  | Consulté 1593 fois  |  0 Réactions  |   

La réussite d’un programme de numérisation repose  sur une bonne analyse des besoins et un choix pertinent  technologique  mais aussi sur sa conformité aux principes et exigences archivistiques.

IV.1   Le calendrier de conservation (cf. Cadre juridique)

IV.2  Classification et classement

La  théorie  archivistique  précise  que  tous  les documents doivent être classés dans des dossiers, eux même rattachés à des rubriques du plan de classification de l’organisme. Cela vaut bien pour  les  documents  sur support papier que les documents  numérisés  au  cours  de  leur  cycle  de  vie.

Le  même  plan  doit  servir  à classer l’ensemble des documents que celui-ci soit inclus  dans  un  Système  Intégré  de  Gestion  des Documents (SIGD) ou reproduit sur un disque en réseau.

Le recours  à  un logiciel de gestion intégré des documents facilite la gestion de ce type de dossiers, à l’aide de métadonnées spécifiques, en plus de rendre possible l’application des mêmes règles d’accès aux documents.

IV.3  Conservation et accès aux documents

Après  identification  et  classement  des  documents  numérisés, il faut les conserver de manière à en assurer la pérennité.

 Il faut aussi s’assurer que l’accès aux documents  numériques  est conforme aux règles et procédures en vigueur dans l’organisme pour la gestion des documents.

C’est  pour  dire qu’il  doit  y’avoir des  mécanismes de contrôle et de gestion des accès aux fichiers et répertoires, de façon à ce qu’une personne n’ayant pas droit d’accès  aux  documents papier  ne  puisse  non plus avoir accès à la version numérisée.

V.LES EXIGENCES TECHNIQUES

Parler  d’exigences  techniques  dans un programme de numérisation  revient à évoquer les éléments suivants : les outils de numérisation, la résolution des images, les formats de conservation des fichiers, les supports de conservation et de protection des fichiers.

V.1  Les outils de numérisation

Pour un programme de numérisation, il faut un certain nombre d’outils : des ordinateurs, écran, numériseur, unité de mémoire, logiciel de numérisation. Ce matériel doit correspondre  aux  normes  et  résultats attendus. Egalement, il faut mettre  sur pied  un programme de formation  du  personnel chargé de gérer le système.

V.2  Description des outils de numérisation

V.2.1   Les ordinateurs

Les ordinateurs sont au cœur de tout programme de numérisation. Pour ces ordinateurs, il faut porter une attention particulière sur :

- le système d’exploitation

- la capacité de stockage (la mémoire vive)

- la rapidité du processus

- les caractéristiques techniques du moniteur pour un affichage de qualité

V.2.2   L’écran

Un écran de numérisation doit au moins mesurer 19 pouces pour réduire la fatigue oculaire  du personnel  effectuant l’opération. Pour  un tel écran, la résolution normale est de 1024 x 768 ou 1280 x 1024

V.2.3   Les numériseurs

Evaluer les caractéristiques techniques en fonction des besoins : nombre de pages à numériser, la résolution optique, le traitement des formats, le comptage automatique des pages etc.

V.2.4   Les logiciels de numérisation

La plupart des numériseurs sont fournis avec un logiciel de numérisation répondant aux besoins courants. Cependant prendre en compte certaines caractéristiques techniques telles que sa fiabilité et sa convivialité.

V.3   La résolution

Une  bonne  résolution  offre  une  qualité  à l’image. La résolution est mesurée  en pouces. Pour les documents textuels sur papier, une résolution de 300 pouces est suffisante pour reproduire les documents à leur taille originale.

 V.4   Les supports de stockage

Deux types de supports existent, les supports optiques et les supports magnétiques.

Exemples de support optique : les CD – ROM, les DVD

Exemples de supports magnétiques : les disques magnétiques dont le temps d’accès aux données est plus rapide que les supports optiques, les cartouches magnétiques (DLT : Digital Linear Tape) qui offrent une grande capacité de stockage à peu de frais.

 L'auteur  Alassane DIOUF
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