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CADRE JURIDIQUE DE LA NUMERISATION DES ARCHIVES

Posté par: Alassane DIOUF| Lundi 29 avril, 2013 17:13  | Consulté 3697 fois  |  5 Réactions  |   

Pour une numérisation des archives surtout judiciaires, il faut connaître les obligations légales qu’elle implique et les appliquer.

I.  Le calendrier de conservation

 Il faut au préalable :

1)     Avoir un calendrier de conservation du document papier pour adapter le nouveau support au calendrier de conservation, revoir les périodes d’utilisation à l’état actif et semi –actif ainsi que le sort final.

2)    Soumettre ce calendrier de conservation à l’approbation des producteurs de documents (acteurs judiciaires) surtout avant le démarrage du programme de numérisation et la destruction supposée des documents papier.

La numérisation consistant en une reproduction d’un document en le convertissant d’un  format  analogique  à  un  format numérique, il faut détenir les droits d’auteur des  documents à reproduire autrement dit le consentement et mieux l’accompagnement des producteurs de ces documents.

C’est à  ce  stade  seulement  qu’il  devient  possible d’entamer un programme réussi de numérisation  de  documents  d’archives en général et d’archives judiciaires de surcroît.

II.  Intégrité du document

Un document numérisé dont l’intégrité est assurée possède une valeur juridique au même titre que le document sur support papier, s’il remplit l’une des conditions suivantes :

·       Il peut produire des effets juridiques (ex. un contrat)

·       Il peut servir de preuve devant un tribunal pour faire valoir un droit

On peut attester de l’intégrité d’un document fondement de sa valeur juridique si on peut constater que :

v L’information est intégrale et  n’a pas été altérée

v Le support de l’information lui garantit la pérennité

En résumé, il faut maintenir l’intégrité du document numérisé pendant tout son cycle de vie en prenant des mesures aptes à assurer sa protection.

III.  La destruction ou conservation des documents sources

A  la  suite  d’une  opération  de  numérisation, soit  les documents sources sont détruits  ou  conservés.

Lorsque  l’intégrité  de    l’information est assurée  avec  toutes les  autres  considérations  requises,  on  peut  procéder  à la  destruction des documents sources.

A ce niveau, il faut, outre le contrôle de l’intégrité, valider l’opération de transfert, respecter le calendrier de conservation, et protéger les renseignements à caractère personnel et confidentiel. La destruction des documents renfermant des renseignements personnels et confidentiels doit être faite dans le respect strict des règles adaptées.

A noter que certains  documents sources doivent être conservés sur leur support d’origine. Il s’agit par exemple des documents qui, sur leur support d’origine possèdent une valeur archivistique, historique ou patrimoniale suivant  des critères définis par l’Etat et qui n’ont pas encore été développés encore moins publiés.

IV.  La protection des renseignements personnels et confidentiels

Les documents des organismes publiques  quelque soit leur support, doivent être repérables à partir d’un plan de classification de l’organisme public de manière à être communicables selon un dispositif réglementaire. Les documents numérisés n’échappent  pas  à  cette  obligation.

Pouvant donc contenir des renseignements confidentiels en particulier des renseignements personnels, ces documents ne peuvent être communiqués sans autorisation préalable. C’est par exemple les dossiers médicaux, certains jugements tels que les dossiers d’héritage etc.

 L'auteur  Alassane DIOUF
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Commentaires: (5)
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ALL En Avril, 2013 (17:15 PM) 0 FansN°:1
Bon travail cher collègue. Bonne réussite et qu'ALLAH vous soutienne dans ce travail
MOD En Mai, 2013 (08:00 AM) 0 FansN°:2
ALLEZ DIOGOY, GOOD JOB.
Anonyme En Mai, 2013 (19:32 PM) 0 FansN°:3
Bonjour
Bon résumé cependant le calendrier de conservation doit être approuvé par Archives Nationales du Sénégal.
Ce n'est pas une bonne idée de détruire les documents je ne conseillerais pas cela moi. La numérisation rend rapide l'exploitation des documents mais sa conservation a long terme laisse a désirer
Auteur de l'article En Mai, 2013 (17:28 PM)0 FansN°: 852559
Relisez bien le troisième chapitre. J'ai bien dit soit les documents sources sont détruits ou conservés je n'ai jamais affirmé qu'il faut détruire les documents sources.Il appartient à la structure productrice des documents de faire son choix. Cependant pour des questions de sécurité la double conservation serait la meilleure solution quant on connaît les risques liés aux aléas de la technologie.
Cordialement
Momela En Août, 2015 (19:00 PM) 0 FansN°:4
on gagnerait à bien conserver nos documents sous format papier, la technologie joue des tours et nous avons du mal à suivre régulièrement les avancées en la matière. prudence

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Alassane DIOUF
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